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Descriptions d'emplois
Secrétaire
Jeudi 7 Juin (Emplois)

Tâches
Sous l’autorité de la direction générale, la secrétaire assure le bon fonctionnement des services administratifs qu’implique l’exécution des programmes et des activités de réhabilitation du Centre. Reçoit, complète et vérifie la facturation de tout fournisseur de service. Assure la tenue des dossiers des employés. Accomplit d’autres tâches connexes.

Fonctions
4.8.1 Assurer le bon fonctionnement des services administratifs qu’implique l’exécution des programmes et des activités de réhabilitation du Centre.

À cette fin :
4.8.1.1 Réception et renseignements
4.8.1.1.1 Accueille les visiteurs à leur arrivée au Centre.
4.8.1.1.2 Établit le contact avec la personne concernée et introduit le visiteur.
4.8.1.1.3 Répond aux appels téléphoniques, transfert la communication si nécessaire, ou prend un message pour le destinataire.
4.8.1.1.4 Fournit des renseignements généraux au public.
4.8.1.1.5 Maintient la confidentialité des cas.

4.8.1.2 Communications, Registres et dossiers
4.8.1.2.1 Reçoit le courrier, le distribue aux personnes concernées.
4.8.1.2.2 Traite avec les responsables de la correspondance administrative et clinique.
4.8.1.2.3 Reçoit et enregistre le courrier financier le porte à l’attention de la direction pur suivi ou approbation.
4.8.1.2.4 Maintient un système de classement des dossiers du Centre par grands sujets, sous-classifications conformément à la gestion de documents du Centre.
4.8.1.2.5 Rédige de la correspondance selon les instructions du directeur.
4.8.1.2.6 Maintient la mise à jour des répertoires des personnes et des organisations autochtones, ministères fédéraux et provinciaux, clients et fournisseurs et des autres partenaires du Centre.

4.8.1.3 Secrétariat
4.8.1.3.1 Tient à jour un agenda des rendez-vous, réunions et projets de voyage du personnel et des membres du Conseil d’administration.
4.8.1.3.2 Prépare les avis de convocation des réunions du Conseil d’administration et les envoie.
4.8.1.3.3 Fait les réservations d’hôtel, d’avion, de location de voiture, autobus, train pour le personnel et les délégués du Conseil d’administration.
4.8.1.3.4 Assiste les membres du Conseil d’administration pour la réclamation des dépenses selon une procédure établie.
4.8.1.3.5 Applique les procédures du centre Miam Uapukun concernant les indemnités de déplacements pour l’ensemble du personnel et les autres personnes autorisés.
4.8.1.3.6 Rédige, en se servant des notes prises au cours des assemblées du Conseil d’administration, un procès-verbal des décisions prises.
4.8.1.3.7 Exécute d’autres tâches administratives à la demande du directeur général.
4.8.1.3.8 Exécute toutes tâches relatives requérant un traitement de texte.
4.8.1.3.9 Maintient des bonnes connaissances techniques et les mets en pratique pour tout le support informatique.

4.8.2 Reçoit, complète et vérifie la facturation de tout fournisseur de service. Assure la tenue des dossiers des employés.

A cette fin :
4.8.2.1 La facturation
4.8.2.1.1 Reçoit et vérifie les factures, les acheminent auprès de la directeur pour approbation.
4.8.2.1.2 Vérifie les factures contre les bons de commande et les témoignages de services rendus.
4.8.2.1.3 Exécute le repérage de document(s) et fait la recherche auprès des fournisseurs pour compléter une facturation.
4.8.2.1.4 Effectue l’envoie de toute correspondance en s’assurant qu’il y est une photocopie au dossier.
4.8.2.1.5 Assure la mise à jour des dossiers de gestion de temps des employés en les assistants à produire les feuilles de temps au quinze jours selon les critères et les procédures établis.
4.8.2.1.6 Assure la mise à jour des sommaires de temps mensuels des employés.
4.8.2.1.7 Achemine ces feuilles de temps et sommaires auprès du directeur pour approbation.
4.8.2.1.8 Achemine les talons de payes aux employés.
4.8.2.1.9 Assure la tenue d’une petite caisse selon une procédure établie pour un montant ne dépassant pas la limite autorisée par la direction.

4.8.3.1 Rapports
4.8.3.1.1 Prépare les relevés d’emploi, s’il a lieu et l’expédition des cotisations ou contributions.
4.8.3.1.2 Assiste le directeur général dans la production de rapports annuels ou périodiques.
4.8.3.1.3 Assure la tenue des rapports statistiques requis par l’entente de transfert de Santé Canada.

4.8.3.2 Accomplit d’autres tâches connexes

À cette fin :
4.8.3.2.1 Prépare les bons de commande et les soumet à l’approbation du directeur et effectue les achats de matériel de bureau, produits de nettoyage, s’il y a lieu.
4.8.3.2.2 Prépare la correspondance reliée à ces diverses fonctions.
4.8.3.2.3 Assure une assistance pour l’entretien des équipements et du bâtiment en plaçant les appels auprès des fournisseurs, en obtenant l’estimation des coûts d’entretien, en recevant le fournisseur de service, en vérifiant si les services rendus ont été données et décrits avant de signer la facture ou autre document confirmant le(s) service(s).
4.8.3.2.4 Inscrire à l’agenda tout entretien majeur des équipements et du bâtiment. Inscrire à l’agenda tout entretien majeur et/ou régulier des équipements et du bâtiment, et fait rapport à la direction pour tout entretien majeur, régulier ou ponctuel.
4.8.3.2.5 Facilite l’intégration d’une étudiante ou d’une stagiaire de son secteur et en assure l’encadrement, s’il y a lieu.
4.8.3.2.6 Effectue les dépôts à la Caisse.
4.8.3.2.7 Assure la tenue d’une petite caisse selon une procédure établie pour montant ne dépassant pas la limite autorisée par la direction.
4.8.3.2.8 Maintient à jour et mets en pratique ses connaissances au sujet des lois et des règlements auxquels l’organisme est assujetti : assurance chômage, assurance collective, CSST, R.B.A. etc.
4.8.3.2.9 Assiste et participe aux réunions du personnel, en général.
4.8.3.2.10 Assiste et participe aux réunions d’équipe pour le partage de ses pratiques entre deux sessions de thérapie et apporte des améliorations au niveau individuel et au niveau de l’équipe, s’il y a lieu.
4.8.3.2.11 Contribue à la mise à jour de la programmation et à l’élaboration du contenu des activités par son soutien administratif.
4.8.3.2.12 Participe et assiste à sa propre démarche de formation professionnelle.
4.8.3.2.13 Produit un rapport d’incident/accident comportant un risque de nuire à la tenue et au bon déroulement d’une activité, de porter atteinte à la sécurité ou aux droits des clients, du personnel, des visiteurs.
4.8.3.2.14 Effectue à la demande du directeur général et/ou du conseiller coordonnateur toutes autres fonctions connexes relatives au processus d’agrément lié à l’amélioration des services.
4.8.3.2.15 Autres tâches.

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