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Descriptions d'emplois
Secrétaire comptable
Jeudi 7 Juin (Emplois)

Tâches
Sous l’autorité du directeur général, la secrétaire comptable assure le bon fonctionnement des services administratifs qu’implique l’exécution des programmes et des activités de réhabilitation du Centre. Enregistre, suit et contrôle le mouvement des actifs financiers du Centre, assure son utilisation prudente selon les plans établis et des pratiques conformes à une saine administration. Tient la direction informée de la situation financière et l’avise de toute exception ou écarts notés dans l’utilisation des fonds. Accomplit d’autres tâches connexes.

Fonctions
4.7.1 Assure le bon fonctionnement des services administratifs qu’implique l’exécution des programmes et des activités de réhabilitation du Centre.

À cette fin :
4.7.1.1 Réception et renseignements
4.7.1.1.1 Accueille les visiteurs dès leur entrée dans le Centre;
4.7.1.1.2 Établit le contact avec la personne concernée et introduit le visiteur;
4.7.1.1.3 Répond aux appels téléphoniques, transfert la communication si nécessaire, ou prend un message pour le destinataire;
4.7.1.1.4 Fournit des renseignements généraux au public;
4.7.1.1.5 Maintient la confidentialité des cas.

4.7.1.2 Communications, registres et dossiers
4.7.1.2.1 Reçoit le courrier, le distribue aux personnes concernées;
4.7.1.2.2 Traite avec les responsables de la correspondance administrative et clinique;
4.7.1.2.3 Reçoit et enregistre le courrier financier, le porte à l’attention de la direction pour un suivi ou une approbation;
4.7.1.2.4 Implante et maintient un système de classement des dossiers du Centre par grands sujets, sous classifications conformément à la gestion de documents du Centre;
4.7.1.2.5 Rédige de la correspondance selon les instructions du directeur;
4.7.1.2.6 Maintient la mise à jour des répertoires des personnes et des organisations autochtones, ministères fédéraux et provinciaux, des clients, des fournisseurs et des autres partenaires.

4.7.1.3 Secrétariat
4.7.1.3.1 Tient à jour un agenda des rendez-vous, réunions et projets de voyage du personnel et des membres du conseil d’administration;
4.7.1.3.2 Prépare les avis de convocation des réunions du conseil d’administration et les envoient;
4.7.1.3.3 Fait les réservations d’hôtel, d’avion, de location de voiture, d’autobus, de train pour le personnel et les délégués du conseil d’administration;
4.7.1.3.4 Assiste les membres du conseil d’administration pour la réclamation des dépenses selon une procédure établie;
4.7.1.3.5 Applique les procédures du Centre de réadaptation Miam Uapukun, concernant les indemnités de déplacements pour l’ensemble du personnel et les autres personnes autorisées;
4.7.1.3.6 Rédige, en se servant des notes prises au cours des assemblées du conseil d’administration, un procès-verbal des décisions prises;
4.7.1.3.7 Exécute d’autres tâches administratives à la demande du directeur général. Exécute d’autres tâches administratives et de soutien auprès de l’équipe à la demande de la direction générale;
4.7.1.3.8 Maintient des bonnes connaissances techniques et les mets en pratique pour tout le support informatique. Exécute toutes tâches relatives requérant un traitement de texte;
4.7.1.3.9 Enregistre, suit et contrôle le mouvement des actifs financiers du Centre, assure son utilisation prudente selon les plans établis et des pratiques conformes à une saine administration. Tient la direction informée de la situation financière et l’avise de toute exception ou écart noté dans l’utilisation des fonds.

4.7.1.4 Le budget
4.7.1.4.1 Compile les données financières pertinentes aux divers postes budgétaires;
4.7.1.4.2 Rassemble l’information et les statistiques nécessaires à la préparation d’un plan financier;
4.7.1.4.3 Rédige et documente les besoins anticipés;
4.7.1.4.4 Fournit à la direction toute autre donnée pour planifier le budget annuel et son échéancier à la satisfaction du Ministère de Santé Canada et les autres organismes qui contribuent aux divers fonds d’opération ou programmes;
4.7.1.4.5. Prépare la présentation du budget aux autorités intéressées;
4.7.1.4.6 Durant l’année, distribue les dépenses selon les comptes budgétaires assignés aux activités spécifiques et aux groupes concernés et compare avec les prévisions.

4.7.1.5 La tenue de livres
4.7.1.5.1 Maîtrise le système de comptabilité informatisée;
4.7.1.5.2 Effectue toutes les écritures comptables dans les différents journaux tels que la caisse déboursée, le grand livre, le registre auxiliaire des comptes à recevoir et à payer;
4.7.1.5.3 Vérifie les factures contre les bons de commande et les témoignages de services rendus;
4.7.1.5.4 Prépare les chèques en paiement des factures validées;
4.7.1.5.5 Assure la mise à jour des dossiers de gestion de temps des employés en les assistant à produire les feuilles de temps au quinze jours selon les critères et les procédures établies;
4.7.1.5.6 Achemine les feuilles de temps auprès du directeur général pour approbation;
4.7.1.5.7 Assure la tenue des sommaires de temps mensuels des employés et le porte à l’attention de la direction pour approbation;
4.7.1.5.8 Compose la liste de paie et produit les chèques des salaires;
4.7.1.5.9 Maintient un compte de caisse et s’assure qu’il se concilie avec le solde bancaire.

4.7.1.6 Rapports
4.7.1.6.1 Fait rapport mensuellement sur l’état des finances du Centre;
4.7.1.6.2 Produit un rapport de statut du budget et des coûts spécifiques à chacune des sessions;
4.7.1.6.3 Procède à l’analyse des rapports financiers et émet des recommandations, lorsque nécessaire;
4.7.1.6.4 Prépare la correspondance reliée à ces divers rapports;
4.7.1.6.5 Prépare les relevés d’emploi et l’expédition des cotisations ou contributions;
4.7.1.6.6 Fournit aux auditeurs les renseignements nécessaires et explique les diverses transactions;
4.7.1.6.7 Produit les rapports annuels, fournit les relevés statistiques et participe à l’évaluation de l’année pour préparer la planification de l’année à venir.
4.7.1.7 Accomplit d’autres tâches connexes à l’emploi


À cette fin :
4.7.1.7.1 Prépare les bons de commandes et les soumet à l’approbation du directeur et effectue les achats de matériel de bureau et les produits de nettoyage, s’il y a lieu;
4.7.1.7.2 Assure une assistance pour l’entretien des équipements et du bâtiment en plaçant les appels auprès des fournisseurs, en obtenant l’estimation des coûts d’entretien en recevant le fournisseur de service, en vérifiant si les services rendus sont adéquatement décrits avant de signer la facture ou autre document confirmant le ou les services;
4.7.1.7.3 Inscrit à l’agenda tout entretien majeur des équipements et du bâtiment et fait rapport à la direction pour tout entretien périodique, régulier ou ponctuel;
4.7.1.7.4 Facilite l’intégration d’une étudiante ou d’une stagiaire de son secteur et en assure l’encadrement, s’il y a lieu;
4.7.1.7.5 Effectue les dépôts à la Caisse;
4.7.1.7.6 Assure la tenue d’une petite caisse selon une procédure établie pour un montant ne dépassant pas la limite autorisée par la direction. Maintient à jour ses connaissances au sujet des lois et des règlements auxquels l’organisme est assujetti : assurance chômage, assurance collective, CSST, etc.;
4.7.1.7.7 Assiste et participe aux réunions d’équipe pour le partage de ses pratiques entre deux sessions de thérapie et apporte des améliorations au niveau individuel et au niveau de l’équipe, s’il y a lieu;
4.7.1.7.8 Contribue à la mise à jour de la programmation et à l’élaboration du contenu des activités par un soutien administratif;
4.7.1.7.9 Participe et assiste à sa propre démarche de formation professionnelle;
4.7.1.7.10 Produit un rapport d’incident/accident comportant un risque de nuire à la tenue et au bon déroulement d’une activité, de porter atteinte à la sécurité ou aux droits des clients, du personnel, des visiteurs;
4.7.1.7.11 Effectue à la demande du directeur général et/ou du conseiller coordonnateur toutes autres fonctions connexes, relatives au processus d’agrément, liées à l’amélioration des services;
4.7.1.7.12 Autres tâches.

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